인사이트

✋ 잠깐, 이거 3가지는 꼭 알고 가세요❗️

1. 포스트모템 회의는 단순히 프로젝트를 회고하는 것 이상의 의미가 있습니다. 주요 오류 요인을 파악하고, 성공을 축하하며, 앞으로 개선하기 위해 무엇을 해야 할지 전략을 세우는 과정이기 때문입니다.

2. 프로젝트의 가장 일반적인 세 가지 기준선은 일정, 비용, 범위입니다. 포스트모템 회의를 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 이 세 가지 기준점을 활용하세요.

3. 모든 사람의 시간 낭비를 막고 회의가 원활하게 진행되려면 발표자에게 시간제한을 설정하는 것이 필수적입니다.

포스트모템은 모든 프로젝트에 필수적인 요소입니다. 무엇이 잘되었는지, 무엇이 잘못되었는지, 무엇이 개선될 수 있는지에 대한 더 많은 인사이트를 얻을 수 있기 때문이죠. 포스트모템은 애자일 및 스크럼 프레임워크의 표준 운영 절차(회고라고도 함)이지만, 모든 프로젝트의 수명주기에서 공통적으로 사용됩니다.

이러한 포스트모템 회의는 효율성을 개선하고, 팀 커뮤니케이션을 강화하고, 프로세스 개선 사항을 정확히 파악하고, 솔직한 피드백을 공유하기 위해 필요합니다.

오늘은 효과적인 포스트모템 회의를 위한 팁을 Mural의 인사이트를 통해 알아보도록 하겠습니다.

원문 : 5 tips for holding effective post-mortems

효과적인 포스트모템 회의를 진행하는 방법

포스트모템 회의는 단순히 프로젝트를 회고하는 것 이상의 의미가 있습니다. 주요 오류 요인을 파악하고, 성공을 축하하며, 앞으로 개선하기 위해 무엇을 해야 할지 전략을 세우는 과정이기 때문입니다.

또한 포스트모템 회의에서는 프로젝트가 직면했을 수도 있는 불편한 문제들에 대해 논의하는 경우가 많으므로 이해 관계자를 위한 긍정적인 환경을 유지하면서 포스트모템 회의를 순조롭게 진행해야 합니다.

그렇다면 어떻게 하면 짧게, 재미있게, 집중력을 유지하면서도 협업과 팀 기반의 협동심을 유지하고자 하는 이 모든 목표를 달성할 수 있을까요? 여기 효과적인 포스트모템 회의를 위한 몇 가지 팁을 전해드리겠습니다.

1. 진행자 또는 조율자를 정하자

진행자는 사후 검토를 진행하고, 시간제한을 할당하며, 팀이 회의 중에 집중력을 유지할 수 있도록 합니다. 진행자가 없으면 회의는 아무런 동기없이 그저 한 방에 모인 사람들이, 별다른 이유 없이 이야기만 하는 것에 불과합니다. 진행자 또는 조율자가 회의의 모든 부분에 적극적으로 참여하고 준비하지 않으면 나머지 참가자의 참여를 기대할 수 없습니다.

전설적인 미식축구 감독 빈스 롬바르디는 "리더는 만들어지는 것이지 태어나는 것이 아니다"라고 말한 적이 있습니다. 이는 진행자와 사회자에게도 동일하게 적용됩니다. 그래서 회의를 효과적으로 이끄는 데 필요한 소프트 스킬이 요구되곤 하죠.

2. 긍정적인 태도를 유지하자

포스트모템은 (특히 프로젝트에 대한 어려운 질문에 대한 답변이 필요한 경우) 서로를 비난하는 게임으로 변질될 수 있습니다. 직원들의 참여를 유도하고 주의를 집중시킬 수 있는 긍정적인 질문부터 시작하며 포스트모템을 긍정적으로 이끌어가세요.

회의에 참여하는 직원은 그렇지 않은 직원보다 생산성이 21% 더 높고 이직률과 결근율이 낮기 때문에 회의에 적극적으로 참여하기를 원할 것입니다.

3. 기준선을 통해 성공과 도전 과제를 측정하자

프로젝트 관리에서 기준선은 프로젝트의 진행 상황을 추정하고 일치시키는 명확하게 정의된 시작점 또는 고정된 기준점을 뜻합니다. 이를 통해 시간 경과에 따른 프로젝트의 성과를 평가할 수 있습니다.

프로젝트의 가장 일반적인 세 가지 기준선은 일정, 비용, 범위입니다. 포스트모템 회의를 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 이 세 가지 기준점을 활용하세요.

프로젝트가 끝난 후 기준선을 평가하는 가장 쉬운 방법은 각각에 질문을 던지는 것입니다.

일정을 준수했나요?

예산에 미달했거나 초과했나요?

프로젝트의 목표(범위)를 달성했나요?

4. 팀원에게 발언할 ‘적당한’ 시간을 제공하자

모든 사람의 시간 낭비를 막고 회의가 원활하게 진행되려면 발표자에게 시간제한을 설정하는 것이 필수적입니다. Korn Ferry에 따르면 "업무 또는 시간 낭비" 관련 설문조사에서 응답자의 67%가 회의에서 낭비되는 시간 때문에 업무에 방해가 된다고 답했습니다.

그리고 Jabra의 "사무실에서의 생산성" 설문조사에 따르면 절반 이상(51%)이 방향성 없는 토론이 생산성을 떨어뜨린다고 답했습니다.

5. 토론에 집중할 수 있도록 3가지 질문을 하자

포스트모템 회의에서 주제에 집중하고 시간 낭비를 줄이려면 간단한 세 가지 질문을 해보세요.

이 프로젝트에서 무엇이 잘 되었나요?

무엇이 잘못되었나요?

다음번에는 프로세스에서 무엇을 개선할 수 있을까요?

이 세 가지 토킹 포인트를 통해 프로젝트 중에 항상 포함해야 하는 부분, 프로젝트 전반에 걸쳐 팀이 직면한 해결해야 할 장애물, 다음 프로젝트를 간소화하기 위한 인사이트를 파악할 수 있습니다.

효율적인 포스트모템 회의를 위한 체크리스트

포스트모템 회의가 어렵게 느껴진다면 이 체크리스트를 사용하여 준비 상태를 확인하세요.

나머지 팀원들의 반응과 참여도를 높이고 목표를 달성하기 위해서는 철저한 준비가 중요합니다. 이런 준비가 끝난 상태로 회의를 시작하면 팀원들은 조직에 감사하며 대화에 적극적으로 참여하게 될 거예요!

⏹️ 사후 설문지 또는 설문조사 보내기

⏹️ 회의 안건 설정

⏹️ 회의 진행자 선택

⏹️ 미팅 노트를 작성할 지정 노트 작성자 지정하기

⏹️ 발언 시간제한 설정

⏹️ 프로젝트 요약

⏹️ 결과 및 결과 검토

⏹️ 잘된 점과 그렇지 않은 점 파악하기

⏹️ 실행 항목의 우선순위 지정

⏹️ 관련된 모든 사람에게 노트 또는 회의록 보내기

⏹️ 승리 축하하기

⏹️ 긍정적으로 마무리하기

위의 체크리스트를 확인하고 준비한 뒤, 탄탄하고 집중력 있는 포스트모템을 진행하면 다른 회의 스킬이 형성되고 다음 프로젝트를 간소화하는 데 큰 도움이 될 것입니다.

또한 팀원들의 참여와 긍정적인 태도를 유지하면서 난제에 대한 어려운 토론을 헤쳐 나가는 방법을 알면 향후 회의와 포스트모템을 진행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 포스트모템 회의에서 배운 내용은 향후 리더십 스킬을 형성하는 데에도 큰 도움이 될 거예요!

자료출처 : 효과적인 포스트모템 회의를 위한 5가지 팁 (openads.co.kr)