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새로 부임한 부문장이 배석한 회의에서 팀 목표와 전략을 보고한 생산 팀장 A. 그가 발표를 마치자 부문장이 질문을 던집니다. “최근에 1공장에서 사고가 발생했었다고 들었는데, 원인이 뭐였죠? 전에도 비슷한 사고가 있었나요?” 

생각지도 못했던 질문에 A 팀장의 얼굴이 벌겋게 달아오릅니다.

“아, 최근 노후설비를 교체하면서 안전규율이 바뀌었는데 설비기술 담당자가 작업자들과 관련 내용을 공유하지 않아서 생긴 인재입니다. 이번에 현장점검을 실시했는데 그게 뭐더라,,,, 아! 생산라인의 작업자 지침이 너무 복잡하게 돼 있었습니다. 자세한 내용은 보고서 14페이지에서 보실 수 있습니다.” 

부문장은 보고서를 몇 페이지 넘기다가 고개를 저으며 덮어버립니다. 각종 표와 그래프 속에서 어디를 읽어보라는 건지 이해되지 않았던 것이죠. “그래서 설비기술팀이 지원을 제대로 안 해준 게 원인이라는 건가요? 그렇다면 생산팀은 무슨 노력을 했나요?"

대화의 초점은 점점 문제 해결이 아닌 엉뚱한 곳으로 분산되기 시작합니다...

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회사 생활을 하다 보면 발생하는 예상치 못한 문제들! 상부에 보고해야 하는 책임자의 마음은 무겁기만 합니다. 내 잘못도 아닌데 억울하기도 하고, 어느 수준으로 전달해야 할지 판단이 어렵고, 이번 일로 나쁜 평가를 받지는 않을까 걱정도 되고요. 상위 리더의 신뢰를 잃지 않고도 나쁜 소식을 잘 보고하는 방법은 없을까요?

나쁜 소식을 보고해야 할 때에는 반드시 다음의 3가지 내용이 포함되어야 합니다.  

문제가 무엇인지 정확히 밝히고, 어떤 이유에서 발생했는지 원인을 명쾌하게 밝혀야 합니다. 또한 앞으로 어떻게 수습해 나갈지의 방법도요. 이때 주의할 점은 과거가 아닌 현재와 미래에 초점을 맞춰야 한다는 것입니다. 현재 상황에서 할 수 있는 해결 방법과 이에 대한 구체적인 실행방안을 언급해야 하는데, 억울한 마음에 어쩌다 이런 일이 벌어졌는지 과거 얘기만 한다면? 듣는 사람 입장에선 '왜 이렇게 변명을 늘어놓지'라고 생각할 가능성이 높겠죠. 그렇다면 위의 사례에서 A 팀장은 어떻게 말해야 했을까요?

최근 발생한 사고는 안전규율을 지키지 않아서 벌어졌습니다. (문제 정의) 

노후장비 교체를 진행하면서 담당자가 변경된 안전규율을 제대로 공유하지 않았습니다. (문제 원인) 

앞으로 이런 일이 재발하지 않도록 작업자들 대상으로 안전교육을 강화할 예정입니다. (해결 방법)

이렇게 나쁜 소식과 그것을 해결하는 방법을 보고했다면, 그다음으로는 상위 리더의 마음에 남은 ‘부정적인 잔상’을 없애야 합니다. 어떻게 하냐고요? 앞서 말한 해결 방법을 실행하면서 해당 이슈가 어떻게 처리되고 있는지 계속 업데이트를 하면 됩니다. A 팀장의 경우 안전교육이 어떻게 이뤄지고 있는지, 현재 몇 명이나 교육을 받았는지 등을 부문장에게 지속적으로 알림으로써 ‘유사한 안전사고가 재발하지 않도록 하겠다’는 의지를 행동으로 보여주는 것이죠. 

오늘부터 변경된 안전 규칙을 교육하기 시작했습니다. 대상은 작업자 및 관리자 전원이며, 교육은 이번 달 말일까지 마무리될 예정입니다. 

(해결 과정 업데이트)

이처럼 나쁜 소식을 제대로 전하려면 ‘지금 이런 문제가 있다’(문제 정의), '이런 이유로 발생했다'(문제 원인) ‘이렇게 해결하겠다’(대안)고 말하는 것을 넘어 '계획대로 해결되고 있다’(해결 과정)는 것을 알려야 합니다. 이를 통해 더 큰 신뢰를 얻는 전화위복의 계기를 만들 수 있습니다.

자료출처 : 나쁜 소식, 보고 잘하는 방법은? (openads.co.kr)